Добові у відрядженні в 2019 році в Росії і за кордоном

1. Визначення і класифікація добових у відрядженні, їх правова база
2. Зміни в добових при відрядженнях в 2019 році
3. Розмір добових при відрядженні в 2019 році та оподаткування
4. Порядок розрахунку кількості днів у відрядженні
5. Порядок здійснення компенсаційних виплат при відрядженні
6. Добові при одноденної відрядженні
7. Добові при відрядженні за кордон
8. Приклади розрахунку добових при відрядженнях

Відправленому у відрядження співробітнику, крім оплати часу, проведеного в ній, призначена компенсація витрачених ним коштів на проживання в іншому місті. При цьому в 2019 році в добові норми при відрядженнях були внесені деякі корективи. Далі детально розглянемо порядок розрахунку та оплати добових при відрядженнях по Росії і за кордон.

Визначення і класифікація добових у відрядженні, їх правова база

Добовими витратами у відрядженні є матеріальна навантаження на бюджет працівника, зумовлена його тимчасовим перебуванням в іншому місті. Наймач зобов'язаний відшкодувати їх у певному законі розмірі. Крім того, на період перебування працівника у відрядженні його заробітна плата зберігається в звичайному обсязі.

Зверніть увагу - практика показує, що добові будуть виплачені працівникові тільки в тому випадку, коли він перебував в іншому місті більше доби. Тобто, в разі необхідності шукати місце для ночівлі.

Добові витрати діляться на такі категорії:

• Облаштування співробітника на новому місці, тобто пошук і оплата житла (готелю, хостелу або знімною квартири);
• Харчування в їдальнях чи кафе, а також придбання продуктів в магазинах (для компенсування обов'язкова наявність чеків);
• Переміщення за допомогою громадського транспорту. Відшкодуванню підлягають витрати на проїзд до місця відрядження і повернення назад, а також пересування в межах міста (при наявності чеків);
• Проведення ділових обідів та інших, необхідних для компанії, заходів;

Допускаються також інші витрати, якщо керівник вважатиме, що вони були обумовлені виконанням суб'єктом своїх посадових обов'язків.

Визначити суму добових, що підлягають компенсування співробітнику, допомагають встановлені на державному рівні ліміти. Так, починаючи з 2017 року, вони зазнали певних змін, про які кожен керівник, якщо спрямовує підлеглих у відрядження, повинен знати.

Зміни в добових при відрядженнях в 2019 році

Головні коригування добових торкнулися закордонних ділових поїздок:

1. По-перше, з 2017 року контроль розрахункових даних перейшов від позабюджетних утворень до податкових інстанціях.
2. По-друге, страхові відрахування будуть вважатися з перевищує законодавчий ліміт суми добових (мова про який йде нижче). Так, керівник компанії може самостійно визначати обсяг добових у відрядженнях для своїх підлеглих, при цьому він може перевищувати норму, зафіксовану в НК РФ. Однак, це має відбиватися в місцевому регламентує нормативі (колективна угода, розпорядження про відрядження поїздках і т.д.).
3. Також зміни торкнулися бази обчислень. Тепер для розрахунку добової норми витрат не беруться до уваги страхові відрахування за травматизму .

Розмір добових при відрядженні в 2019 році та оподаткування

Законодавець не обмежує максимально можливий обсяг добових витрат будь-якого співробітника. Наймач має право, виходячи з власного бажання, визначити обсяг виплат підлеглим за перебування у відрядженні в 2019 році. Крім цього, сума відшкодовуються коштів може відрізнятися для рядового службовця і начальника окремого підрозділу.

Крім цього, грунтуючись на ПП РФ №729 від 02.10.2002 р, добова норма фінансових коштів при відрядженні в комерційному господарюючого суб'єкта не повинна бути менше, ніж в державних організаціях.

У 2019 прийнятий ряд обмежень для відрахувань податкових сум і внесків. Виходячи з ст. 217 НК РФ, в 2019 році від податкового тягаря звільнені наступні розміри добових витрат:

• Ділова поїздка в межах Росії - 700 руб .;
• Ділова поїздка за кордон - 2500 руб.

Тобто, якщо розпорядженням керівника організації постановлено, що добова норма витрат для конкретного підлеглого у відрядженні по РФ складе 1200 руб., То податкові відрахування слід робити з різниці (1200 - 700 = 500 руб.).

Змінити ліміти витрат фінансових коштів підлеглими керівник може в будь-який зручний для нього час. Однак, як показує практика, найбільш вдалим періодом для прийняття подібного рішення, є початок року.

Порядок розрахунку кількості днів у відрядженні

Щоб можна було грамотно визначити кількість днів відрядження, співробітник по факту свого повернення назад повинен надати документи, що підтверджують її тривалість і наявність витрат. В першу чергу, такими паперами є проїзні квитки.

Саме виходячи з дат, зазначених в проїзних квитках, фіксується кількість днів, які співробітник провів у відрядженні:

• Якщо ділова поїздка здійснювалася в межах Росії, то доказом служить дата квитка або звернення в транспортну службу.
• Якщо працівник, за потребами компанії, їхав за кордон, то його відбування і прибуття фіксує митна служба.

Також для поїздки у відрядження підлеглий може використовувати свій автомобіль. В цьому випадку виплата фінансової компенсації покладається, якщо суб'єктом надані такі документи:

• Шляховий лист;
• Квитанції, чеки або будь-які інші документи, які б засвідчували, що автомобіль, використаний в інтересах організації, слідував за необхідним маршрутом.

Порядок здійснення компенсаційних виплат при відрядженні

Компенсація витрачених в діловій поїздці коштів здійснюється співробітнику, повернувся з-за кордону або з іншого російського міста, куди його відрядили.

Грошові кошти компенсуються не тільки за робочі будні. Добові у вихідні дні у відрядженні також оплачуються. Крім цього, компенсації підлягають також святкові дні, періоди перебування в дорозі, а також необхідні і / або вимушені зупинки.

Коли періодичність відрядження становить не більше одного дня і виїзд за межі країни не передбачається, працівнику не передбачається компенсація його витрат. Втім, керівник має право відшкодувати витрати, здійснені в одноденному відрядженні. Він повинен зафіксувати це в місцевих нормативних документах, детально визначивши порядок одноденних поїздок.

Порядок відшкодування витрат при тривалому від'їзді на увазі наступні етапи:

1. Керівник організації ставить підлеглого до відома про існуючі в поточному році значно менші ліміти витрат на відрядження.
2. Суб'єкт, перебуваючи у від'їзді, витрачає кошти, не перевищуючи встановлений ліміт.
3. Після свого повернення працівник надає керівнику та / або в бухгалтерію підприємства відповідні папери, які б підтверджували все його витрати (квитки на проїзд, чеки, квитанції).
4. Законодавчо визначений розмір добових витрат у відрядженні множиться на число днів, які співробітник провів в діловій поїздці. Отримана сума є засобами до відшкодування.
5. Зазначені кошти компенсації виплачуються з найближчої заробітною платою.

Наведений алгоритм дій є стандартним і може служити зразком для будь-яких організацій. Він може дещо відрізнятися в залежності від правил, закріплених локальними регулюючими даний процес документами.

Добові при одноденної відрядженні

Відповідаючи на питання, що вважати добовими витратами у відрядженні, які вимагають відшкодування, багато експертів припускають витрачені на відрядження кошти за умови перебування суб'єкта в іншому місці більше доби. Однак, ні трудове, ні податкове законодавство не встановлює обмеження щодо тривалості одного відрядження. Так, співробітник може відправитися в ділову поїздку навіть на один день. При цьому, звітувати за неї доведеться по тим же вимогам, що і при тривалому від'їзді.

Керівник відшкодовує всі витрати, які мають місце в подібній відрядженні (проїзд або харчування), однак, ліміт витрат повинен бути заздалегідь обговорений і дотриманий співробітником. При цьому, добові на одноденні поїздки заздалегідь не виплачуються. Відповідно, працівнику встановлено тільки відшкодування фактично витрачених коштів.

Хоча співробітникові не покладені добові за одноденну поїздку, керівник, замість відшкодування витрат, може запропонувати і узгодити з підлеглим варіант, при якому суб'єкту видається фіксована сума грошей. Зазначена сума буде відповідати ліміту і член колективу зможе здійснити поїздку в межах виданих коштів.

Ділові поїздки співробітників державних установ регулюються ПП РФ №729. У положенні визначаються норми щодо витрат на день для відряджень у межах країни. Так, обсяг добових виплат на одного державного співробітника в подібних відрядженнях становить 100 руб.

Порядок видачі коштів співробітникам бюджетних організацій регулюється ПП РФ №812 в редакції від 29.12.2016 р

Добові при відрядженні за кордон

Відповідно до ст. 217 НК РФ, норма добових витрат для громадянина, який прямує у відрядження за кордон, становить 2500 руб. Якщо керівник встановить верхню межу витрат вище означеної законом суми, з додаткових коштів буде утримано ПДФО і страхові внески.

Крім цього, нюансом закордонного відрядження є завчасна видача коштів або в іноземній, або у вітчизняній валюті. Крім того, оскільки така поїздка складається з двох етапів (перший - пересування співробітника по території РФ, а другий - перетин кордону країни), можна одночасно видати як рублі, так і іноземні гроші.

Також компанія може надати суб'єкту кошти в рублях з тим, щоб співробітник обміняв ці гроші на іноземну валюту вже в момент знаходження за кордоном. Щоб підтвердити дану операцію, працівникові потрібно пред'явити своєму роботодавцю квитанцію з обмінного пункту або банку.

Всі витрати, здійснені в валюті, підлягають відшкодуванню в рублевому еквіваленті, виходячи з поточного курсу ЦФ РФ на момент повернення суб'єкта до Росії.

Приклади розрахунку добових при відрядженнях

Приклад 1. Тарасов І.Г. на 14 днів був направлений в ділову поїздку в межах РФ. Дата від'їзду, зафіксована в квитку на поїзд - 01.09.2017, 14:00. Назад Тарасов прибув 14.09.2017 о 18:00. Обсяг добових коштів на підприємстві становить 670 руб. (Що не перевищує граничної межі в 700 руб.).

Розрахунок добових полягає в наступному: 670 * 14 = 9380 руб.

Приклад 2. Комаров Л.Д. відправляється у відрядження в межах Росії на 14 днів. Норма добових на підприємстві є 950 руб., Що на 250 руб. перевищує встановлений у законі ліміт. Розрахунок добових матиме такий вигляд:

1. 950 - 700 = 250 руб.
2. Утримується ПДФО: 250 - 13% = 33 руб.
3. Визначається розмір добових: (700 + 217) * 14 = 12 838 руб.
4. Визначається ПДФО, що підлягає перерахуванню до бюджету: 33 * 14 = 462 руб.

Приклад 3. Дронин С.В. поїхав у відрядження за кордон на 10 днів (з 01.10.2017 по 10.10.2017). Так, 01.10 і 10.10 кошти були витрачені Дронін в межах Росії. Решта 8 днів він пробув за кордоном. Нормативним актом підприємства встановлені наступні значення добових:

• ділові поїздки по РФ - 900 руб .;
• зарубіжні поїздки - 4100 руб.

Добові складуть:

1. 900 * 2 = 1800 руб .;
2. 4100 * 8 = 32 800 руб.

Податок на прибуток буде обчислюватися виходячи із загальної суми, тобто 1800 + 32 800 = 34 600 руб.

Неоподатковувані кошти складуть:

• 700 * 2 = 1400 руб .;
• 2500 * 8 = 20 000 руб.

Оподатковувані кошти складуть:

• 1800 - 1400 = 400 руб .;
• 32 800 - 20.000 = 12 800 руб.

Утримуваний ПДФО розраховується так: (400 + 12 800) * 13% = 1716 руб.

Таким чином, добові при відрядженнях в 2019 році зазнали певних змін. Тепер порядок їх розрахунку регулюється постановами податкових органів, а не позабюджетних фондів. Керівникам підприємств рекомендовано частіше звірятися з поправками в законодавчих актах щоб уникнути невірного обчислення ліміту добових витрат для відряджень своїх підлеглих.