- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Для чого необхідно складання графіка відпусток
- Детальніше про відпустки читайте тут:
- Яка форма документа може використовуватися програмою для складання графіка відпусток
- Які програми для складання графіка відпусток пропонує ринок ПЗ
- Що таке ідеальна програма для складання графіка відпусток
Рутинну кадрову процедуру можуть істотно полегшити спеціальні програми для складання графіка відпусток. Кожне підприємство, в залежності від чисельності штату, потреб і фінансових можливостей легко може вибрати на ринку ПО оптимальний варіант програми для складання графіка відпусток на 2017 рік.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Чи можуть застосовуватися спеціальні програми для складання графіка відпусток
Щоб зрозуміти, чи має сенс автоматизація процесу і використання спеціальних програм для складання графіка відпусток на 2017 рік і наступні роки, розглянемо алгоритм, за яким створюється цей документ.
Довідка
Для чого необхідно складання графіка відпусток
Графік відпусток є, по своїй суті документом, яким повинні слідувати і роботодавець, і працівник. У ньому вказані дати і терміни, відповідно до яких в тому році, на який він розроблений, будуть надані відпустки працівникам підприємства. Цей документ, складений на перспективу, дозволяє розподілити навантаження на виробничі процеси, обумовлену відсутністю основних працівників, оптимальним чином.
грамотно складений графік відпусток , Що враховує ще й побажання працівників, дозволяє передбачити можливість їх взаємозаміни і врахувати як основні, так і додаткові дні відпочинку, покладені працівникам згідно із законом. Тобто, оптимальний варіант надання відпусток працівникам підприємства цілком піддається алгоритмізації і допускає використання спеціальних програм для складання графіка відпусток.
Скачайте документи по темі:
Застосування такого програмного забезпечення доцільно ще й тому, що процедура складання графіка відпусток регулярно повторюється. Відповідно до статті 123 ТК РФ, цей документ повинен бути складений, погоджений з профспілковим комітетом і затверджений керівником підприємства не пізніше, ніж за два тижні до початку нового робочого року. Тому збір необхідної для його складання інформації потрібно почати якомога раніше.
Якщо підприємство невелике, з цим завданням цілком впорається діловод або кадровий працівник, який повинен опитати співробітників, щоб дізнатися в який час і на який термін вони хотіли б отримати відпустку. Це також може бути зроблено силами керівників підрозділів, які одночасно зможуть самі оптимізувати графік відпусток таким чином, щоб в максимальному ступені поєднати потреби і потреби виробництва з бажаннями працівників.
Детальніше про відпустки читайте тут:
Але на великих підприємствах обійтися без використання спеціальних програм для складання графіка відпусток на 2017 рік і наступні роки навряд чи вдасться. Занадто багато часу займе заповнення спеціальної форми, не кажучи вже про вибір оптимального варіанту, який влаштовує як працівника, так і роботодавця.
Яка форма документа може використовуватися програмою для складання графіка відпусток
Для заповнення графіка відпусток в ручному режимі може використовуватися уніфікована форма № Т-7, але, оскільки застосування таких форм вже не обов'язково для роботодавців, на підприємстві може бути розроблена власна форма графіка відпусток. У будь-якому випадку, в ній необхідно передбачити графи, що містять наступну інформацію:
найменування структурного підрозділу відповідно до затвердженого в компанії штатним розкладом;
посаду (спеціальність) співробітника згідно зі штатним розкладом;
ПІБ співробітника;
табельний номер працівника;
кількість календарних днів відпустки;
дата початку відпустки;
підпис співробітника.
Спеціальна програма для складання графіка відпусток на 2017 рік також може бути розроблена для автоматичного заповнення форми № Т-7 або тієї форми, яка затверджена роботодавцем. Але, як правило, готові програмні продукти при формуванні графіків відпусток використовують уніфіковану форму № Т-7, яка складена оптимальним чином і цілком влаштовує більшість роботодавців. Зразок такої форми наведено нижче.
Які програми для складання графіка відпусток пропонує ринок ПЗ
За ступенем складності реалізації, тобто по тому, наскільки автоматизований процес складання графіка відпусток, програмне забезпечення можна розділити на кілька типів:
Заповнення готових бланків форми № Т-7 в текстовому редакторі MSWord або електронних таблицях MSExcel;
Модульні рішення, вбудовані в програми електронного документообігу, бухгалтерського або кадрового обліку;
Спеціальні програми для складання графіка відпусток.
Строго кажучи, програми, які згадуються в п.1 такими назвати не можна - це, по суті, готові бланки, всі поля в яких заповнюються в ручну або, в кращому випадку, дані в них експортуються з інших листів електронних таблиць.
Модульні рішення пропонуються багатьма програмними комплексами, призначеними для автоматизації роботи з кадрами, що дозволяють спростити і прискорити багато рутинних процеси, характерні для цього виду управлінської діяльності. В тому числі, формування графіків відпусток.
Як приклад таких програм для складання графіків відпусток у 2017 році можна згадати «Службу кадрів» або програмний комплекс «Персонал». У популярному програмному продукті «1С: Підприємство» також реалізована можливість складання графіка відпусток.
Спеціальні програми для складання графіка відпусток призначені тільки для вирішення однієї конкретної задачі. Деякі з них засновані на використанні інших популярних додатків, наприклад, на тому ж Microsoft Excel. До таких програм можна віднести програми «Графік відпусток» версії 1.3 або «Розрахунок відпусток» версії 5.0.
Але в третю групу входять і програми для складання графіка відпусток, розроблені спеціально для полегшення роботи кадрової служби, практично виключають редагування в ручному режимі. Вони, як правило, мають розширений функціонал, що дозволяє в максимальному ступені автоматизувати всю процедуру формування цього документа, найчастіше, такий софт розробляється на замовлення під конкретну організацію.
Що таке ідеальна програма для складання графіка відпусток
Таке програмне рішення передбачає віддалений доступ до системи для кожного з працівників. Але цей доступ може обмежуватися тільки такими можливостями, як:
перегляд заявок, поданих раніше на бронювання відпусток від інших працівників за певний проміжок часу;
бронювання відпустки з урахуванням наступних вимог:
- кількість працівників, які запланували відпустку на обраний період, не перевищує встановлений ліміт;
- тривалість запланованої відпустки не перевищує встановленого для даного працівника максимальної кількості відпускних днів;
- сума вже використаних і запланованих відпусток не перевищує встановленої тривалості щорічної оплачуваної відпустки;
скасування бронювання, якщо вона проводиться не пізніше, ніж за два тижні до закінчення календарного року;
формування та друк заяви про надання відпустки.
Програма для складання графіків відпусток, що пропонує повну автоматизацію процесу, повинна також забезпечувати:
- можливість контролю і дотримання балансу покладеної тривалості щорічної відпустки працівникові і сумарною тривалості використаний і броньованих відпусток;
- дотримання інтересів працівників і роботодавця з урахуванням особливостей виробничого процесу, в тому числі обмеження кількості відпускників в певні періоди, пов'язані з сезонним фактором діяльності компанії.
Адміністрування програми для складання графіка відпусток може здійснювати співробітник відділу кадрів, відповідальний за цей вид роботи з кадрами. Його доступ до системи не обмежується нічим, а в функції входить:
перегляд графіка відпусток як в цілому за рік, так і за якийсь певний період;
можливість редагування заброньованих працівниками відпусток, в тому числі:
- підтвердження заброньованого працівником відпустки;
- ініціативне бронювання відпустки тим працівникам, які з якоїсь причини не змогли це зробити самостійно;
- перенесення заброньованого відпустки на інший час;
- відмова в бронюванні відпустки або його частини;
- зміна тривалості і кількості відпусток, заброньованих працівником;
- встановлення мінімального часового проміжку між відпустками, заброньованими одним працівником;
- встановлення лімітованого значення, що обмежує кількість працівників, які можуть перебувати у відпустці одночасно;
- обмеження тривалості відпусток , Які може забронювати один працівник протягом календарного року;
формування звітності, в тому числі:
- складання, роздруківка, затвердження графіку відпусток на наступний календарний рік;
- вибірка наданих працівникам відпусток в конкретний період року;
- кількість працівників, які в певний період року перебувають у відпустці або на робочих місцях;
- кількість і тривалість відпусток, які ще не використали працівники.
Така програма складання графіка відпусток істотно полегшить процес формування цього документа на великому підприємстві. Функціонал, описаний вище, може стати частиною технічного завдання для розробки такої програми або ж керівництвом при виборі вже готового програмного забезпечення. Зразок автоматичного заповнення графіка відпусток представлений нижче.
Розробка такої програми з урахуванням специфіки конкретного підприємства обійдеться, звичайно, дорожче, ніж готові програмні рішення, але це окупиться вже незабаром. Економічний ефект від впровадження такої програми для складання графіка відпусток на 2017 рік досягається за рахунок скорочення трудовитрат як по кадровій службі, так і по структурних підрозділах.
Читайте також: